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我們一定要開會?!
發布時間 : 2010-09-10 08:59:11 來源 : 金站網 瀏覽次數 :
開會的玄機企業為什么要開會，開會的本質是什么?為什么要有“會議”這一組織行為?在電話、網絡公示、郵件、內部即時通訊等溝通工具之外，為什么開會這一溝通形式還是必不可少的?會議的傳播學、心理學意義何在?如果說開會是為了協調各方資源，那么為了達到這個目的開會是不是最好的方式?還有哪些方式?開會的成本是什么?
對開會進行組織行為學分析，無可避免地涉及到公司政治。請注意，“政治”是一個中性詞，公司政治就是公司組織結構的一種體現。而開會作為企業生活的最重要和最常見的形式之一，無疑是公司內部一個展示公司政治的大舞臺，是部門利益、個人利益角力的一個最明顯的平臺。
開會，是不是組織者事先預想好、只是現場導演的一場大戲?從企業及組織者角度，開會和組織有效性相關，如何開會才能對時間和工作效能最有效地分配?從個人角度，開會和組織資源和人際影響力相關，如何才能利用會議最大程度發揮個人影響力并取得更多資源?
“開會與公司組織”這一系列的目的，不是為教大家如何開會，也不是技術性地培訓企業管理人員，而是將“開會”放在企業組織、公司人行為和職場生態的視角下分析，讓我們來看看開會的“玄機”。
偉大的開會
開會是一項偉大的發明，因為它表現了兩個以上生物個體的溝通行為(沒聽說倆人聊天叫開會的，不管聊的話題有多重要)以及由此可能產生的協同行為(社會產生于協同)，更重要的是它還有一套程序，讓信息按照不同的順序和方法發出、傳遞與消化。
人之社會性是從開會誕生，這話并不夸張。以狩獵為例，與狼群相比，按理說人這種纖弱的動物是不會自以為是地去攻擊猛犸和野牛的，但人通過會議的協商而實現協作以超越個體的能力。人類究竟通過哪次重要的會議獲得了獵殺猛犸的能力，這無從考證，不過人類確乎有一種超越所謂社會性動物(比如螞蟻，它們的社會性遵從基因與激素，不會創造新東西)之上的特質。吃喝拉撒歡樂恐懼，你不過是完成與其他生物類似的行為，而開會則意味著人性的誕生。所以那些為了加班開會而心碎不已的人們，實在是應該為了一種崇高之情而驅走郁悶與困乏。
人類的歷史是由技術、戰爭還是圣人的智慧推動的?在我看來，莫如說都是由開會推動的，因為人類的歷史不可能源于一個人的決策，哪個偉大的決議與宣言不是經過了吵吵嚷嚷、插科打諢、面紅耳赤以及各種茶歇零食而誕生的?現代社會，至少是一部現代社會的小說，往往是由開會粘合或者打碎的。
而開會的偉大之處還在于，在信息技術高速發展的今天，我們還沒有創造出一種信息技術框架可以代替面對面的會議，當代傳播學在這一點上留下了一個尷尬的空白。
開會與傳播學
我們創造了很多可以代替面對面交流的方式，令所有的溝通需求都可以無時無刻得到滿足，但我們仍舊不能取代會議。隨著新的溝通方式在速度與效率上的增長，新的交通方式也在速度與效率上不斷增長，會議規模與數量也呈指數增長。
一個偉大的銷售的標配行為，是要趕最早班飛機到達客戶所在的城市，會議結束后中午班機返回，從而通過下午的公司會議形成對客戶需求的第一時間響應。套用一句老話，職場人生不是在開會就是在去開會的路上。所有大公司的會議室都不夠用，預定起來比全聚德的位子都難，現在還有人創業去搞大公司日常會議外包服務。當然，中國飛速發展的高鐵也給那些旅途中的會議創造了條件。
我們每天攜帶和使用那么多強大的溝通工具，面對面，真的還那么重要嗎?實在令人遺憾，還沒有哪種溝通方式可以代替或者再現面談的效用。
除了極富想象力沖動的戀人之外，迄今還沒有人覺得電話可以如睹真人，電話只適合簡短信息或無意義信息(比如情話)的傳遞，要點超過三個，我一般都會選擇寫短信。有沒有體會到這樣的情況呢，放下電話，卻不知道說了什么，或者不知道該如何行動。另外的例子在于通過電話溝通一件事情，人的情緒很不容易淡定，以馬景濤的方式咆哮聽筒的大有人在。不得不承認，溝通的需求雖然不斷增加，但“隨時隨地地釋放你的溝通欲望”之類只求一個快字的需求對于溝通來說還遠遠不夠，就像喝茶所帶來的默默不語一樣，有時候溝通需要慢下來才有意義。
網絡文字溝通的方式之所以取代了部分電話的功能，在于延遲性的回復可以使得交流者有充分的思考時間，但網絡溝通人數的增加往往會極大降低交流的效率。所以，如果郵件無法溝通清楚一件事情，而電話一對一的溝通又讓你感到疲憊的時候，就應該召開一次會議了，大家同處一個空間。
眼神的交流在溝通之中是起主導作用的方式，甚至超過很多過渡性與迂回性的語言溝通，你的發言是不是引起對方興趣，是不是得到了準確傳達，一邊說一邊看著對方的眼睛，答案已經基本清楚。眼神、笑容、甚至鼻孔微微的翕動，這都飽含著意義，甚至是更為準確的意義。這都包括在身體語言當中，你的身體騙不了人，一個在開會當中走神或者通過不斷變化坐姿釋放不耐煩情緒的人，可能剛剛在郵件里對你說“保證完成任務”，其實，他完成不了，至少不愿意完成。
當然，開會的意義絕不局限于通過身體語言揣測隱含意圖這一消極的方面，會議也會提供一種創造性的環境。人是社會性動物，只有多個人的合作，才能令人類可以擊敗強大的猛犸。人的精神創造活動也是如此，哲思玄想，固然需要孤獨寂靜的氛圍，但即便是佛家也有多人參與的公案辯經，實在也是希望通過“會議”的形式，激發新的靈感。會議作為一種整體溝通氛圍，利用了人類的協奏與共鳴的能力。這更像那種即興演奏、相互陪襯的音樂，每一次都獨特不同，產生新的意義和價值。
總結來說，現代“溝通技術”的高速發展一直沿著兩個方向在進行，其一是尋求代替面對面的交流，其二是使得面對面的交流更為容易，但由于現代溝通技術本身也創造了更多的溝通內容與溝通需求，這兩大需求甚至更為強烈了，而第二大需求更為明確，因為即便是當代人的夢想，也還是在須臾之間，來到希望見面的人身旁。
